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学习***有害生物管理的标准作业程序初探

作者: 发布时间:2016-04-28 浏览次数:1098

  1970年代,美国一起***的发生,就是在进入紧急降落程序时,机长没有翻开SOP手册逐条进行,只依照自己的记忆和经验做反应,结果在紧迫的时间压力下,漏掉了一项检查,导致整起意外。这件事使得美国联邦航空总署在事后规定,飞机在紧急降落时,驾驶员务必遵循SOP操作手册,逐项完成所有程序。


  美国约翰·霍普金斯大学医学院教授彼得·普罗诺佛斯特曾在2001年为密执安州多家医院汇编了一份审核清单(check list)。仅仅一项为重症监护病房中负责执行导管插入动作的医生设计的SOP,就让原本频繁的导管感染病例几乎不复见,估计为医院节省高达1亿7千5百万美元的费用,更是挽救了大约1500条人命。实际,他规定的只是类似事先洗手、用抗菌液清洁患者皮肤、为病患覆盖无菌布幔、穿戴全套无菌装备等基本常识动作,但为什么能焕发这么大的效能呢?一切都是SOP的功劳。


  什么是SOP?翻译过来即“标准作业程序”


  是Standard Operating Procedure的英文缩写,是将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来,用来指导和规范日常的工作。SOP的精髓,就是将细节进行量化,用更通俗的话来说,SOP就是对某一程序中的关键控制点进行细化和量化。


  SOP就像是一套包罗万象的操作说明书,规定着确保产品或服务质量的必要条件。在各个成熟的行业都有SOP,不过我们很多时候都认为只有车间里的工人或者一些简单程序执行者才用得着它,实际并不是这样。SOP适合于我们日常工作的每个步骤。它能从***简单的用途讲,可以让任何员工都能轻易上手,发挥工作效率,就像家乐福或沃尔玛做的那样。其次如文章开头举的飞机的例子,这些看似毫无学问的“照着做”在关键时刻却可以造成生死一瞬间。再次,因为SOP,企业也才能有效地掌握业务流程,从中发掘出有哪些程序或步骤对公司是不具价值或效益的,从而考虑对症下药,而非动辄使用裁员、降低成本的老方法。***重要的是,把工作内容逐一拆解,然后制订出一套明确的标准化的步骤及程序,才能为我们提供良好的架构和坐标,让员工根据分解动作,不断在每个环节做出持续改善,这也正是SOP的样板企业丰田之所以成功的动力所在。


  如何设计一个好的SOP?


  对大多数商业问题而言,彼此间相像的地方要多于彼此间有差异的地方。这意味着,用较少的解决问题的技巧,就可以解决范围较大的问题。这些技巧就藏在你组织的某个地方或是你某个员工的脑子里,为什么不把它总结出来,***终建立属于自己的工具箱呢?


  对企业而言,如何建立一个好的SOP成为关键是SOP一定要先经过“组织规划”和“作业设计”这两个步骤。组织规划就是厘清“什么人该负责什么工作” 以及每个职务的职权(authority)、职责(responsibility)与责任范围(accountability)是什么。职权意味着“职务带来的相关权力”;职责是指“职务要负担哪些责任”;责任范围则是说“这个职务要做哪些工作”。


  在规划好之后,你将看到一幅清晰的组织图(organization chart),明确着每个职位的职权与职责关系;还有一份工作说明书(job description),明白地指出每件事该由谁做、又该负责做好什么工作。只有在此基础上,才能进入下一步“作业设计”。不然,你做的设计肯定是笼统的,比如说“仓库要检货”,却没说出“谁来检”。不要以为到时候一定有人做,要知道,没有规定就等于没有人会去做,因为一般人是不愿意去主动多承担工作和责任的。


  进入到“作业设计”程序,要遵循的一个原则就是必须了解这道程序之所以存在的背后原因,这样才能作出改善,使之贴合组织的原则。5W2H可以帮助你了解程序,5W2H即了解工作内容是什么(What),为什么要做(Why),谁来做(Who),什么时间做(When),在什么地点(Where),用怎样的程序方法(How),要使用多少物质资源(How much),它从五个方面帮助你深入地思考程序存在的意义:


  1.工作的目的和***在哪里;


  2.优先性;


  3.工作概念(例如检验锅炉以符合审查是工作目的,而怎么做才能通过标准就是工作概念);


  4.工作程序;


  5.物质资源。


  思考5W2H时,还可以按照现状、再造、定案的思路。“现状”即主要考虑有哪些工作、作业步骤可以被删除、人力是否能减少,或是成本能否降低等;“再造”是检视这些内容,看看是否有应该做出改变的部分。比如,目前的人力是以大学生和本地劳工为主,可考虑是否用技术工或外劳替代?时间地点能不能改变?流程可不可以再简略点儿?***后的“定案”当然就是把你的思考落实到纸面了。


  SOP就像是一套包罗万象的操作说明书,规定着确保产品或服务质量的必要条件。在各个成熟的行业都有SOP,不过我们很多时候都认为只有车间里的工人或者一些简单程序执行者才用得着它,实际并不是这样。SOP适合于我们日常工作的每个步骤。它能从***简单的用途讲,可以让任何员工都能轻易上手,发挥工作效率,就像家乐福或沃尔玛做的那样。其次如文章开头举的飞机的例子,这些看似毫无学问的“照着做”在关键时刻却可以造成生死一瞬间。再次,因为SOP,企业也才能有效地掌握业务流程,从中发掘出有哪些程序或步骤对公司是不具价值或效益的,从而考虑对症下药,而非动辄使用裁员、降低成本的老方法。***重要的是,把工作内容逐一拆解,然后制订出一套明确的标准化的步骤及程序,才能为我们提供良好的架构和坐标,让员工根据分解动作,不断在每个环节做出持续改善,这也正是SOP的样板企业丰田之所以成功的动力所在。